¿QUE ES LA OFICINA 2.0?

La Oficina 2.0

Internet ha cambiado la forma de realizar nuestro trabajo y todo apunta a que dentro de muy pocos años, trasladaremos nuestra oficina a la web, para dar los primeros pasos existen varios servicios gratuitos que podemos aprovechar.

La Ofimática es el conjunto de elementos necesarios para realizar las tareas básicas en una oficina (primordialmente), tal como crear y gestionar información, manipularla y transmitirla, que en el ambiente laboral y personal se reduce a hablar de computadoras equipadas con programas.

Estos programas comprenden Procesadores de Texto, Hojas de Cálculo, Sistemas de Bases de Datos, entre otros, con el objeto de optimizar y automatizar los procedimientos manuales de décadas pasadas.

Pero hace unos años con el crecimiento en el acceso a la red se ha venido acuñando con más fuerza el término Ofimática en Línea o Web Office (en Inglés), es una alternativa basada en Web para realizar las misma tareas, pero con la ventaja de no tener que gastar en Software para realizarlas porque las herramientas están disponibles a través de Internet.

Ejemplos de Servicios de Oficina en Línea

A continuación listaré algunos de los servicios que nos permiten disfrutar de éstas herramientas en Internet, algunos de ellos comparten características generales tales como colaboración en Línea, compartir la información en otros sitios web de forma práctica, importar y exportar archivos para manipularlos con aplicaciones de escritorio (como Microsoft Office).

Google Docs

Es gratuito, y cuenta con las siguientes aplicaciones:

·        Procesador de Textos

·        Hoja de Cálculo

·        Editor de Presentaciones

Tiene un límite combinado de 5,000 presentaciones y documentos, y de 1,000 hojas de cálculo, también se puede utilizar en combinación con Google Apps que permite alojar tu correo en sus servidores más servicio de Calendario y mensajería instantánea.

     Zoho

Es mi favorito  , el más completo y con mejor interfaz que el servicio de Google, algunos de sus productos son:

·         Procesador de Textos

·         Hoja de Cálculo

·         Editor de Presentaciones

·         Administrador de Proyectos

·         Sistemas de Administración de Clientes y Productos (CRM)

·         Aplicación de Bases de Datos

·         Block de Notas

·         Wiki

Es gratuito, y han anunciado que tendrán un límite de 1GB aunque aún no lo han hecho efectivo, han cuidado mucho de la interfaz de sus aplicaciones y recibido muy buenas críticas de parte de otros sitios.

Think Free

A la vista es muy similar a Microsoft Office, lo cual puede ayudar al usuario que desea probar sus aplicaciones que son:

·         Procesador de Textos

·         Hoja de Cálculo

·         Editor de Presentaciones

Posee una versión de pago y una gratuita con un límite para crear documentos de 1GB.

Zimbra

Empresa comprada por Yahoo hace ya algunos años, entre sus servicios destacan:

·         Cliente de Correo

·         Calendario

·         Procesador de Textos

·         Hoja de Cálculo

Zimbra en todas sus versiones se puede descargar para instalarla en un servidor propio, sin embargo el propósito es alcanzar a Empresas, Proveedores de Servicio de Internet (ISP), Organizaciones no lucrativas e Instituciones del Gobierno, por lo que las versiones con funciones más avanzadas podrían tener precios prohibitivos para uso personal.

Diferencias claras entre la Ofimática en Línea y la convencional

La Ofimática basada en Web tiene como uno de sus fuertes la posibilidad de aprovechar muchas de las características que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos, por ejemplo podemos hacer una Presentación en Zoho Show y publicarlo dentro de una Intranet, en el sitio web de la Empresa o sencillamente en nuestro blog.

Es decir, podemos compartir de una manera muy práctica la información que estamos creando, ya sea embebiendo el documento dentro de un sitio web o compartiendo una dirección para que otros accesen a ella, algo que ya muchos hacemos con los vídeos enYoutube o las fotografías en Flickr.

Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan directamente en el servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde cualquier computadora que cuente con una conexión a Internet.

Además de una manera sencilla también podemos permitir que otros editen nuestra información y que colaboren en nuestros documentos, lo único que tenemos que hacer es compartir un link especial que el servicio nos provee y todo el equipo de trabajo puede estar alimentando el mismo archivo, cosa que es más difícil de hacer con una Aplicación de escritorio y que realmente pocos utilizan.

Todo ésto relacionado a compartir la información, las diferentes formas de publicación y colaboración no son más que características de la Web 2.0 de la cual la Ofimática en Línea aprovecha, tal como lo hemos mencionado, y que claramente forma ventaja contra la Ofimática tradicional.

Obviamente no todo es color de rosa, y el hecho de estar basada en Internet significa que necesitamos una conexión permanente para acceder a nuestros documentos, y estamos a la merced de la inestabilidad de los enlaces, problemas en los navegadores y disponibilidad del servidor en donde está alojada nuestra información, lo que puede reducir drásticamente nuestra productividad si tenemos uno de esos malos días en que nada funciona  .

Avances para mejorar la Productividad

Empresas como Zoho ya han tomado algunas acciones para aminorar algunas de las desventajas que tienen frente a las aplicaciones de escritorio y en su caso, ofrecen una versión offline de sus aplicaciones que permiten tener la información a la mano al no contar con una conexión de Internet y además editarla para luego sincronizarla con el sitio web en cuanto se reestablezca el enlace.

Para ello, Zoho utiliza la tecnología desarrollada por Google llamada Google Gears cuya empresa lo implementó en Google Reader y que se espera se extienda a Google Docs.Zimbra también ha avanzado y provee aplicaciones de escritorio para trabajar sin conexión.

¿Migrar o no migrar?

Concluyendo, puedo decir que existen varios productos maduros que nos permiten migrar, al menos en parte, nuestra información para que esté accesible desde cualquier lugar y que nos permitiría ser más dinámicos en nuestro trabajo, sin embargo, habrán algunos difíciles de convencer de darle toda su información, incluyendo la financiera, a terceros, cuando la verdad es que Google ya lo sabe todo.