COMPARTIR TRABAJO CON GOOGLE

 la hora de organizarnos a nivel empresarial, son muchas las herramientas que distintas empresas informáticas ponen a nuestro servicio para conseguir hacernos el día a día lo más sencillo posible, en mucho casos previo pago de licencia. Bases de datos, programas informáticos imprescindibles para la correcta realización de nuestra tarea o packs de procesadores de texto están a la orden del día y dependen, en la mayor parte de los casos, del dinero que estemos dispuestos a gastar en ello. Contra esta tendencia, surge la de gratuidad (pero que reporta enormes beneficios, tal y como muchos han lanzado al aire en los últimos años) que nos propone Google.

Y es que, primero fue su buscador, el que en la actualidad y desde hace un buen número de años se ha convertido en la herramienta de búsqueda más usada de todo Internet a pesar de la simpleza (o precisamente por eso) de uso y de diseño que nos ofrece. Poco después nos sorprendieron con un correo electrónico (seguro que a estas alturas o conoces o usas Gmail) en el que pasaban de la capacidad de otros servidores de correo gratuitos para regalar una cantidad, por entonces impensable, de forma gratuita a todos sus usuarios.

No tardaron mucho en llegar herramientas tan revolucionarias como Google Maps, muy útil a la hora de organizar cualquier viaje ya fuese una pequeña escapada o uno de miles de kilómetros, o Google Street View, que muchos empezaron a usar por la curiosidad que generaba saber si estaríamos en algún sitio cercano a nuestras zonas de ocio o de trabajo habituales mientras las imágenes con las que cuenta el sistema se creaban. Ahora, nos hace mucho más fácil el día a día con dos herramientas que muchos ya consideramos indispensables para poder realizar nuestro trabajo de la forma más correcta posible, tanto si estamos en una gran oficina como si trabajamos desde casa y sólo nos relacionamos con nuestros compañeros de trabajo a través de Internet (es especialmente útil en este caso, todo sea dicho).

Por un lado, Google cuenta con Google Docs, una herramienta a la que podemos acceder de forma directa desde la esquina izquierda del menú superior que se nos despliega cada vez que abrimos nuestra cuenta habitual de Gmail. Allí, tenemos una herramienta que nos permite compartir con todos aquellos usuarios que también cuenten con el correo de Google que nosotros deseemos los documentos que colguemos en esta especie de nube de información.

Lo bueno de este sistema, es que nosotros podemos dar acceso sólo a aquellas personas que tienen que trabajar con ello documento por documento, por lo que se rebaja el peligro de que alguien por un despiste pierda toda la información en la que hemos estado trabajando anteriormente y también nos permite observar al momento los últimos movimientos que se han producido alrededor de nuestros documentos y quién ha sido el responsable de ellos.

Y es que, Google Docs permite compartir pero también da opción a todos aquellos que forman parte de nuestra red de elegidos, de manipular la información almacenada en los documentos con los que contamos en la herramienta. De este modo, varias personas pueden estar trabajando a la vez en un mismo documento para aprovechar lo máximo posible el tiempo y terminarlo cuanto antes sin ningún tipo de problema.

La otra herramienta que también podemos compartir (o más bien debemos si queremos que todo funcione a las mil maravillas) con todos nuestros compañeros de trabajo, no es otra que Google Calendar. Allí, tenemos una especie de agenda, a la que podemos añadir tantos calendarios como nos sea necesario (por ejemplo uno personal, uno para temas de trabajo, otro para viajes etc.) y seleccionar con quienes queremos compartir cada uno de ellos.

Todos aquellos que cuenten con nuestro permiso para poder ver y usar un calendario, también podrán añadir nuevas citas y reuniones en la agenda y estar al día de todas las que el resto de miembros del equipo van añadiendo, para tener una visión lo más global posible del proyecto en el que estamos trabajando. Además, podemos pedir que de forma automática, el sistema nos envié mensajes de aviso a nuestro propio correcto electrónico cuando estemos a punto de tener una reunión o tengamos que hacer algo de forma urgente según hemos marcado en el calendario.